Lorsque l’entreprise d’installation a effectué le premier montage et qu’elle délivre le rapport d’aptitude pour l’utilisation, le registre de contrôle doit être géré par le possesseur de la machine, le propriétaire ou l’utilisateur. S’il existe un risque concret de perte ou de détérioration du registre de contrôle, il est recommandé d’en faire une copie (qui doit elle aussi être à jour) et de conserver l’original dans un lieu sûr. En cas de demande, il doit toujours être possible de montrer le registre de contrôle rempli par l’autorité compétente.
Les contrôles doivent être notés par écrit et, au moins ceux ayant été effectués au cours des 3 dernières années, doivent être conservés et à la disposition de l’organe de surveillance (article 71 alinéa 9 décret législatif 81/08).